Seure Henkilöstöpalvelut Oy:n rekrytoinnin aikana kerättäviä henkilötietoja koskeva tietosuojaseloste.

Hakijarekisteri

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Laatimispäivämäärä: 10.5.2018
Viimeisin päivitys: 24.9.2026

1. Rekisterin nimi

Hakijarekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Seure Henkilöstöpalvelut Oy
PL 2, 00501 Helsinki 

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Rekisteristä vastaava johtaja

4. Rekisteröityjen yhteyshenkilö

Tietosuojavastaava, tietosuoja@seure.fi

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste

Rekisterinpitäjä käyttää hakijarekisterin henkilötietoja rekrytointiprosessin aikana. Rekisteröidyt henkilöt ovat hakijoita, jotka hakevat Seuren tai toimeksiannon antaneen kolmannen osapuolen palvelukseen, eikä heitä ole valittu Seuren työvoimareserviin. Henkilötietojen käsittelyn peruste on sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena.

Henkilötietojen automaattinen käsittely ja tarkoitus

Rekrytointiprosessissa käytetään sähköisiä järjestelmiä, joissa henkilötietojen käsittelyä voidaan toteuttaa osittain automaattisesti tekoälypohjaisten ratkaisujen avulla. Automaattista käsittelyä tapahtuu esimerkiksi rekrytointijärjestelmässä Teamtailorissa rekrytointiprosessin toteuttamiseksi, hakemusten käsittelemiseksi, hakijaviestinnän tukemiseksi sekä rekrytoinnin hallinnoimiseksi. Kaikki henkilötietojen käsittely ei ole automaattista, vaan osa käsittelystä tapahtuu työnantajan edustajien toimesta. Tavoitteenamme on ylläpitää korkeaa henkilötietojen suojaustasoa, ja käsittelemme, hallinnoimme sekä suojaamme hakijoiden henkilötietoja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Mahdollisista automaattisista toiminnoista huolimatta rekrytointia koskevat päätökset tekee aina työnantajan edustaja.

Keskeinen lainsäädäntö ja käsittelyn oikeusperuste

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 b-kohta: Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Noudatettava lainsääntö on mm:

• Tietosuojalaki 1050/2018

• Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)

• Työsopimuslaki (55/2001)

• Arkistolaki (831/1994)

• Tartuntatautilaki (1227/2016)

• Laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä (504/2002)

• Tilaajavastuulaki 1233/2006

• Tilastolaki (280/2004)

Rekisterinpitäjä käyttää hakijarekisterin henkilötietoja rekrytointiprosessin aikana.

6. Rekisterin tietosisältö

• Työnhakijan yksilöintitiedot: nimitiedot, henkilönumero, osoitetiedot, sähköposti, puhelinnumero

• Työnhakijan itsensä ilmoittamat tiedot: koulutus, työhistoria, pätevyys/osaaminen, luvat ym.

• Työnhakijan itsensä liittämät tiedot: dokumentit ym.

• Yhteydenotot, käydyistä keskusteluista tehdyt merkinnät, haastattelutiedot

• Toimiala(t), joilla työskentely kiinnostaa

• Valvontakameroiden nauhat (Seuren toimiston aula)

• Mahdolliset muut tiedot, jotka työnhakija itse on oma-aloitteisesti antanut työnhakuprosessin yhteydessä tai rekisterinpitäjän erikseen rekisteröidyn suostumuksella keräämät tiedot, kuten mahdolliset työpersoonallisuusarvioinnit tmv.

7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto

Tietoja voidaan luovuttaa työn tilaajalle toimeksiannon mukaisesti:

• Haetaan henkilöstöä suoraan asiakkaalle

• Esitellään henkilö työvoiman tilaajalle

• Esitellään henkilö tutustumis- tai perehtymiskohteelle

• Terveydenhuoltoalalla työskentelevä henkilö, jonka tietoja (nimi, henkilötunnus) voidaan luovuttaa työkohteen edustajalle potilastietojärjestelmien tunnusten hakemista varten, kun hakijan kanssa on sovittu työn tekemisestä

• Rekisterinpitäjän lukuun toimiville palveluyrityksille, jotka toimivat rekisterinpitäjän lukuun rekisterinpitäjän tietojenkäsittelyä (esim. IT-palvelujen tuottajat) tai muuhun verrattavaan tehtävään liittyen

8. Henkilötietojen tietolähteet

Henkilötiedot kerätään pääsääntöisesti henkilöltä itseltään

Henkilötietoja voidaan kerätä työntekijän suostumuksella myös kolmannelta osapuolelta:

• Seuren tilaajatyönjohdolta: nimitiedot, puhelinnumero, sähköposti

• suosittelijoilta: suositukset

• tarvittavalta viranomaiselta: mm. Lupa- ja valvonta-virasto

9. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

Manuaalisesti käsiteltävät, rekisteröityjen tietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa siten, että asiattomilta on niihin pääsy estetty. Kaikkia käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Rekisterit on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin, sekä erilaisin teknisin suojauksin. Henkilötietoa käsittelevien ohjelmien henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat luovutetaan käyttöoikeuksien myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeudet annetaan työtehtävien perusteella ja se päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on myönnetty.

10. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Rekisteröidyillä on GDPR-artiklojen 15–22 ehtojen mukaisesti seuraavat oikeudet liittyen omiin henkilötietoihinsa:

• saada pääsy tai kopio omista henkilötiedoistaan. Pyyntö esitetään kirjallisena tämän linkin kautta

• oikaista itseään koskevat virheelliset tai epätarkat henkilötiedot

• saada rekisterinpitäjä poistamaan itseään koskevat henkilötiedot hakijarekisteristä

• rajoittaa henkilötietojen käsittelyä

• siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, jos tämä on teknisesti mahdollista

• vastustaa itseään koskevien henkilötietojen käsittelyä

• antaa suostumuksen automaattiseen tietojenkäsittelyyn rekrytointiprosessin

• nopeuttamiseksi

11. Tietojen säilytysajoista

Henkilötietoja säilytetään se aika, joka on tarkoituksenmukaista kunkin henkilötiedon osalta.

Esimerkiksi:

• Työhakemus: 2 vuotta

• Lyyran toimitilojen valvontakameroiden nauhoitteet: 32 vrk

12. Evästeet

Kun käyttäjät käyttävät palvelua, käytöstä voidaan tallentaa tietoja evästeinä. Evästeet ovat passiivisia tekstitiedostoja, jotka tallennetaan laitteen, kuten tietokoneen, matkapuhelimen tai tabletin, internetselaimeen palvelun käytön yhteydessä. Käytämme evästeitä parantaaksemme käyttäjien kokemusta palvelun käytöstä ja kerätäksemme tietoja esimerkiksi palvelun käyttötilastoista. Tämä tehdään palvelun toiminnan varmistamiseksi, ylläpitämiseksi ja parantamiseksi. Evästeiden kautta kerätyt tiedot voivat joissakin tapauksissa tarkoittaa henkilötietoja; lue lisää evästekäytännöstämme (linkki käytäntöön: Evästeet).

Käyttäjät voivat milloin hyvänsä estää evästeiden käytön muuttamalla laitteensa asetuksia. Evästeiden estäminen voi vaikuttaa palvelun käyttökokemukseen, esimerkiksi estää joidenkin palvelun ominaisuuksien käytön.

13. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Seurella on oikeus tehdä muutoksia tai lisäyksiä tietosuojaselosteeseen tarpeen vaatiessa. Uusin versio on aina saatavilla täältä: rekrytointijärjestelmä sekä kotisivuiltamme.