Seure Henkilöstöpalvelut Oy:n rekrytoinnin aikana kerättäviä henkilötietoja koskeva tietosuojaseloste.
Hakijarekisteri
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Laatimispäivämäärä: 10.5.2018
Viimeisin päivitys: 24.9.2026
1. Rekisterin nimi
Hakijarekisteri
2. Rekisterinpitäjä
Seure Henkilöstöpalvelut Oy
PL 2, 00501 Helsinki
3. Rekisterin vastuuhenkilö
Rekisteristä vastaava johtaja
4. Rekisteröityjen yhteyshenkilö
Tietosuojavastaava, tietosuoja@seure.fi
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste
Rekisterinpitäjä käyttää hakijarekisterin henkilötietoja rekrytointiprosessin aikana. Rekisteröidyt henkilöt ovat hakijoita, jotka hakevat Seuren tai toimeksiannon antaneen kolmannen osapuolen palvelukseen, eikä heitä ole valittu Seuren työvoimareserviin. Henkilötietojen käsittelyn peruste on sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena.
Henkilötietojen automaattinen käsittely ja tarkoitus
Rekrytointiprosessissa käytetään sähköisiä järjestelmiä, joissa henkilötietojen käsittelyä voidaan toteuttaa osittain automaattisesti tekoälypohjaisten ratkaisujen avulla. Automaattista käsittelyä tapahtuu esimerkiksi rekrytointijärjestelmässä Teamtailorissa rekrytointiprosessin toteuttamiseksi, hakemusten käsittelemiseksi, hakijaviestinnän tukemiseksi sekä rekrytoinnin hallinnoimiseksi. Kaikki henkilötietojen käsittely ei ole automaattista, vaan osa käsittelystä tapahtuu työnantajan edustajien toimesta. Tavoitteenamme on ylläpitää korkeaa henkilötietojen suojaustasoa, ja käsittelemme, hallinnoimme sekä suojaamme hakijoiden henkilötietoja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Mahdollisista automaattisista toiminnoista huolimatta rekrytointia koskevat päätökset tekee aina työnantajan edustaja.
Keskeinen lainsäädäntö ja käsittelyn oikeusperuste
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 b-kohta: Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Noudatettava lainsääntö on mm:
Rekisterinpitäjä käyttää hakijarekisterin henkilötietoja rekrytointiprosessin aikana.
6. Rekisterin tietosisältö
Työnhakijan yksilöintitiedot: nimitiedot, henkilönumero, osoitetiedot, sähköposti, puhelinnumero
Mahdolliset muut tiedot, jotka työnhakija itse on oma-aloitteisesti antanut työnhakuprosessin yhteydessä tai rekisterinpitäjän erikseen rekisteröidyn suostumuksella keräämät tiedot, kuten mahdolliset työpersoonallisuusarvioinnit tmv.
7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto
Tietoja voidaan luovuttaa työn tilaajalle toimeksiannon mukaisesti:
Terveydenhuoltoalalla työskentelevä henkilö, jonka tietoja (nimi, henkilötunnus) voidaan luovuttaa työkohteen edustajalle potilastietojärjestelmien tunnusten hakemista varten, kun hakijan kanssa on sovittu työn tekemisestä
8. Henkilötietojen tietolähteet
Henkilötiedot kerätään pääsääntöisesti henkilöltä itseltään
Henkilötietoja voidaan kerätä työntekijän suostumuksella myös kolmannelta osapuolelta:
9. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet
Manuaalisesti käsiteltävät, rekisteröityjen tietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa siten, että asiattomilta on niihin pääsy estetty. Kaikkia käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.
Rekisterit on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin, sekä erilaisin teknisin suojauksin. Henkilötietoa käsittelevien ohjelmien henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat luovutetaan käyttöoikeuksien myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeudet annetaan työtehtävien perusteella ja se päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on myönnetty.
10. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen
Rekisteröidyillä on GDPR-artiklojen 15–22 ehtojen mukaisesti seuraavat oikeudet liittyen omiin henkilötietoihinsa:
11. Tietojen säilytysajoista
Henkilötietoja säilytetään se aika, joka on tarkoituksenmukaista kunkin henkilötiedon osalta.
Esimerkiksi:
12. Evästeet
Kun käyttäjät käyttävät palvelua, käytöstä voidaan tallentaa tietoja evästeinä. Evästeet ovat passiivisia tekstitiedostoja, jotka tallennetaan laitteen, kuten tietokoneen, matkapuhelimen tai tabletin, internetselaimeen palvelun käytön yhteydessä. Käytämme evästeitä parantaaksemme käyttäjien kokemusta palvelun käytöstä ja kerätäksemme tietoja esimerkiksi palvelun käyttötilastoista. Tämä tehdään palvelun toiminnan varmistamiseksi, ylläpitämiseksi ja parantamiseksi. Evästeiden kautta kerätyt tiedot voivat joissakin tapauksissa tarkoittaa henkilötietoja; lue lisää evästekäytännöstämme (linkki käytäntöön: Evästeet).
Käyttäjät voivat milloin hyvänsä estää evästeiden käytön muuttamalla laitteensa asetuksia. Evästeiden estäminen voi vaikuttaa palvelun käyttökokemukseen, esimerkiksi estää joidenkin palvelun ominaisuuksien käytön.
13. Muutokset tietosuojaselosteeseen
Seurella on oikeus tehdä muutoksia tai lisäyksiä tietosuojaselosteeseen tarpeen vaatiessa. Uusin versio on aina saatavilla täältä: rekrytointijärjestelmä sekä kotisivuiltamme.