Seure Henkilöstöpalvelut Oy:n rekrytoinnin aikana kerättäviä henkilötietoja koskeva tietosuojaseloste.
Teamtailor AB tuottaa rekrytointien ja hakemusten käsittelyyn tarkoitetun järjestelmän Seure Henkilöstöpalvelu Oy:lle, joka toimii rekisterinpitäjänä. On tärkeää, että järjestelmää käyttävät henkilöt eli rekisteröidyt saavat tarvittavan tiedon siitä, miten käsittelemme heidän henkilötietojaan rekrytointiprosessissa. Pyrimme ylläpitämään korkeinta mahdollista henkilötietojen suojaustasoa. Käsittelemme, hallinnoimme ja suojaamme käyttäjien henkilötietoja tämän hakijarekisterin mukaisesti.
Hakijarekisteri
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Laatimispäivämäärä: 10.5.2018
Viimeisin päivitys: 30.3.2020
1. Rekisterin nimi
Hakijarekisteri
2. Rekisterinpitäjä
Seure Henkilöstöpalvelut Oy
Työntekijäpalvelut
PL 650
00099 Helsingin kaupunki
3. Rekisterin vastuuhenkilö
Maija Valkama
Johtaja, palvelut ja prosessit
4. Rekisterin yhteyshenkilö
Katri Perhonen
Tietosuojavastaava
Yhteystiedot:
PL 650
00099 Helsingin kaupunki
etunimi.sukunimi@seure.fi
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste
Keskeinen lainsäädäntö ja käsittelyn oikeusperuste
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016): 6. artiklan 1.a-alakohta: rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn. Rekisteröity voi peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä kirjallisesti Seurelle järjestelmän kautta TÄSTÄ. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Rekisteröidyt henkilöt ovat hakijoita, jotka hakevat Seuren tai toimeksiannon antaneen kolmannen osapuolen palvelukseen. Toisinaan henkilötietojen käsittelyn peruste voi olla sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena.
Noudatettava lainsääntö on lisäksi mm:
- Tietosuojalaki 1050/2018
- Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
- Työsopimuslaki (55/2001)
- Arkistolaki (831/1994)
- Tartuntatautilaki (1227/2016)
- Laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä (504/2002)
- Tilaajavastuulaki 1233/2006
Rekisterinpitäjä käyttää hakijarekisterin henkilötietoja rekrytointiprosessin aikana.
6. Rekisterin tietosisältö
- Työnhakijan yksilöintitiedot: nimitiedot, henkilönumero, osoitetiedot, sähköposti, puhelinnumero
- Työnhakijan itsensä ilmoittamat tiedot: koulutus, työhistoria, osaaminen, luvat ym.
- Työnhakijan itsensä liittämät tiedot: dokumentit ym.
- Yhteydenotot, käydyistä keskusteluista tehdyt merkinnät, haastattelutiedot
- Toimiala(t), joilla työskentely kiinnostaa
- Valvontakameroiden nauhat (Seuren odotustilat)
- Mahdolliset muut tiedot, jotka työnhakija itse on oma-aloitteisesti antanut työnhakuprosessin yhteydessä tai rekisterinpitäjän erikseen rekisteröidyn suostumuksella keräämät tiedot, kuten mahdolliset työpersoonallisuusarvioinnit tmv.
7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto
Tietoja voidaan luovuttaa työn tilaajalle toimeksiannon mukaisesti:
- Haetaan henkilöstöä suoraan asiakkaalle
- Esitellään henkilö työvoiman tilaajalle
- Terveydenhuoltoalalla työskentelevä henkilö, jonka tietoja (nimi, henkilötunnus) voidaan luovuttaa työkohteen edustajalle potilastietojärjestelmien tunnusten hakemista varten, kun hakijan kanssa on sovittu työn tekemisestä
- Rekisterinpitäjän lukuun toimiville palveluyrityksille, jotka toimivat rekisterinpitäjän lukuun rekisterinpitäjän tietojenkäsittelyä (esim. IT-palvelujen tuottajat) tai muuhun verrattavaan tehtävään liittyen
8. Henkilötietojen tietolähteet
- Henkilötiedot kerätään pääsääntöisesti henkilöltä itseltään
- Henkilötietoja voidaan kerätä työntekijän suostumuksella myös kolmannelta osapuolelta:
- Seuren tilaaja-työnjohdolta: nimitiedot, puhelinnumero, sähköposti
- suosittelijoilta: suositukset
- tarvittavalta viranomaiselta: mm. Valvira
9. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet
Manuaalisesti käsiteltävät, rekisteröityjen tietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa siten, että asiattomilta on niihin pääsy estetty. Kaikkia käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.
Rekisterit on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin, sekä erilaisin teknisin suojauksin. Henkilötietoa käsittelevien ohjelmien henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat luovutetaan käyttöoikeuksien myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeudet annetaan työtehtävien perusteella ja se päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on myönnetty.
10. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen
Rekisteröidyillä on GDPR-artiklojen 15–22 ehtojen mukaisesti seuraavat oikeudet liittyen omiin henkilötietoihinsa:
- saada pääsy tai kopio omista henkilötiedoistaan. Pyyntö esitetään kirjallisena tietosuojavastaavalle TÄMÄN LINKIN kautta
- oikaista itseään koskevat virheelliset tai epätarkat henkilötiedot
- saada rekisterinpitäjä poistamaan itseään koskevat henkilötiedot hakijarekisteristä
- rajoittaa henkilötietojen käsittelyä
- siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, jos tämä on teknisesti mahdollista
- vastustaa itseään koskevien henkilötietojen käsittelyä
- antaa suostumuksen automaattiseen tietojenkäsittelyyn rekrytointiprosessin nopeuttamiseksi
11. Tietojen säilytysajat
- Hakijareservin henkilötietoja säilytetään 24 kk.
- Sähköpostiviestit hakijan lähettämien sähköpostien osalta säilytetään enintään 24 kk.
- Toimitilojen valvontakameroiden nauhoja säilytetään 7 vrk.
12. Evästeet
Kun käyttäjät käyttävät palvelua, käytöstä voidaan tallentaa tietoja evästeinä. Evästeet ovat passiivisia tekstitiedostoja, jotka tallennetaan laitteen, kuten tietokoneen, matkapuhelimen tai tabletin, internetselaimeen palvelun käytön yhteydessä. Käytämme evästeitä parantaaksemme käyttäjien kokemusta palvelun käytöstä ja kerätäksemme tietoja esimerkiksi palvelun käyttötilastoista. Tämä tehdään palvelun toiminnan varmistamiseksi, ylläpitämiseksi ja parantamiseksi. Evästeiden kautta kerätyt tiedot voivat joissakin tapauksissa tarkoittaa henkilötietoja; lue lisää evästekäytännöstämme (linkki käytäntöön: Evästeet).
Käyttäjät voivat milloin hyvänsä estää evästeiden käytön muuttamalla laitteensa asetuksia. Evästeiden estäminen voi vaikuttaa palvelun käyttökokemukseen, esimerkiksi estää joidenkin palvelun ominaisuuksien käytön.
13. Muutokset rekisteriselosteeseen
Seurella on oikeus tehdä muutoksia tai lisäyksiä rekisteriselosteeseen tarpeen vaatiessa. Uusin versio on aina saatavilla täältä: rekrytointijärjestelmä sekä kotisivuiltamme.